Een Virtual Assistant inhuren? Doe eerst dit!

 

Voordat je je taken delegeert, is er nog iets anders nodig. Een Virtual Assistant inhuren kan zeker tijd besparen, maar alleen als je het goed aanpakt!

 

 

Ik doe het zelf wel 

 

Veel ondernemers zijn eindelijk over de drempel gestapt. Ze hebben het aangedurfd om een VA in te schakelen. Een juiste zet! Denken ze… Maar niet veel later komt ineens de teleurstelling. Ze (uitgaande van een ‘zij’) doet het niet snel genoeg. Of ze blijft maar vragen stellen over van alles en nog wat, en vaak genoeg dat de ondernemer niet verder kan met eigen werk. Een VA lijkt wel voor meer taken te zorgen dan dat ze wegneemt. Nou, ik had het net zo goed zelf kunnen doen, wordt dan de gedachte. En weet je wat? Ik doe het wel gewoon meteen zelf.

 

Zonde. Totaal niet nodig. Waar gaat het toch mis?

 

 

Zorg voor een ijzersterk systeem

 

Hoe gaat het met jouw bedrijfsprocessen? Heb je een sterk systeem neergezet? Heb je überhaupt wel een systeem? Dat zijn vragen die je jezelf eerst mag gaan stellen. ‘Systeem’ is een vrij abstract woord, dus laat ik het voor je verduidelijken.

 

Hiermee bedoel ik vooral jouw workflows, dus de manieren waarop je te werk gaat. De terugkomende werkzaamheden die je steeds een voor een uitvoert. Hoe zitten die in elkaar? Het is de bedoeling dat je werkprocessen steeds mooi in elkaar overvloeien. Je wilt zo weinig mogelijk alles handmatig doen. Liever wil je dat je bedrijf aanvoelt als een geoliede motor, in plaats van een haperende.

 

Je kunt wel een Virtual Assistant inhuren, maar als hier niet eerst naar wordt gekeken heeft het weinig zin. ‘Het systeem’ kun je dan niet duidelijk aan haar overdragen en ze krijgt hierdoor geen inzicht in hoe jouw bedrijf precies loopt. Kun je voorkomen. 

 

 

 

 

 

Schrijf je workflows uit

 

Hier een klein voorbeeld van een deel van mijn workflow. In het kader van een blog schrijven ziet het er als volgt uit:

 

• Doel blogpost bepalen
• Zoekwoorden onderzoek
• Titel bedenken
• Schrijven van blogartikel
• Categorie bepalen
• Redigeren
• Afbeeldingen en links toevoegen
• SEO-checklist

 

Stel ik zou een VA inhuren die artikelen voor mijn blog zou schrijven, dan zou ik letterlijk deze opsomming aan haar doorsturen. En zelfs ietsjes uitgebreider, zodat zij haar brein niet dubbel zo hard hoeft te kraken. Dus ook welke tools je gebruikt bij welke taak, waar je welke sheets vindt, etc. Letterlijk alle stappen die je maar kunt bedenken. Kost je eenmalig wat tijd, maar daarna ‘loopt de tijd naar je terug’ en bespaar je er veel van.

 

Je hoeft niet constant na te denken over hoe je het ook alweer aanpakte en op welke volgorde precies, want dat heb je immers uitgeschreven. De kans om iets te vergeten of over het hoofd te zien is klein. Voor jezelf heel fijn, maar ook zeker voor je VA. Zij stelt alleen noodzakelijke vragen en kan hierdoor niet snel een fout maken. Jij kunt je fijn focussen op ‘oe eigen’. Geeft je veel headspace.

 

 

Automatiseer zo veel je kunt

 

Dit is de allerbelangrijkste stap en hier mag echt als allereerst aan gesleuteld worden. Ga eens bij jezelf te rade. Waar lek je nog heel veel in tijd? Waar doe je onnodig lang over? Wat doe je nog handmatig en kan prima geautomatiseerd worden? Begin alsjeblieft met deze vragen. Automatiseren gaat je zooo veeel tijd besparen.

 

Ik kan me voorstellen dat je denkt: waar zou ik dan toch moeten beginnen? Ik snap het. Er zijn oneindig veel opties en dat kan best overweldigend zijn, maar begin gewoon klein. Begin met kleine stappen vooruit die echt een verschil kunnen maken.

 

Een klein lijstje van wat je zou kunnen automatiseren:

 

• Onboarding klanten
• Standaard mailtjes versturen
• Templates gebruiken
• Auto facturen sturen
• Je Trello-bord

 

Het ironische hiervan is dat ik in dit geval het inhuren van een Virtual Assistant wel aanraad die voor jou een mooi automatiseringsproces neerzet. Een VA die jouw bedrijf scant en ziet waar het niet lekker loopt. Dat is in mijn optiek het enige moment waarbij ik direct zeg: ja, besteed dat maar lekker uit. Other than that zou ik het nog niet doen voordat je al deze stappen hebt nagelopen.

 

Een VA kan er 9/10 keer niet echt wat aan doen als ze je niet geeft wat je verlangt. Het kan ermee te maken hebben dat je eerst je bedrijf sterk gefundeerd moet hebben. Ga dit de komende tijd eens na voor jezelf en loop eens al je processen langs.

 

Komt het wat op je af en kom je er niet helemaal uit? Plan dan gerust een gratis call met mij in. I’m here to help 😊